ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Tyto Zásady zpracování osobních údajů („Zásady“) CSG NADAČNÍHO FONDU, se sídlem U Rustonky 714/1, Praha 8, 186 00, Česká republika, IČO: 230 00 791, zapsaného pod spisovou značkou N 2646, vedenou u Městského soudu v Praze („Nadační fond“ nebo „my“), obsahují informace o základních okolnostech zpracování osobních údajů.

Zpracování osobních údajů, včetně osobních údajů subjektů údajů, které sídlí mimo Evropskou unii / Evropský hospodářský prostor („EU“), provádíme v souladu s platnými právními předpisy EU, zejména v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 („GDPR“). V případě, specifických požadavků na zpracování osobních údajů v jurisdikcích mimo EU, ukládají-li nám tyto jako správci osobních údajů povinnosti nad rámec GDPR, respektujeme při zpracování osobních údajů i tato lokální specifika.

V těchto Zásadách naleznete následující informace:

IDENTIFIKACE SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

ÚČEL, ROZSAH A PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

ŽADATEL O NADAČNÍ PODPORU

OBCHODNÍ PARTNER

UCHAZEČ O ZAMĚSTNÁNÍ

NÁVŠTĚVNÍK INTERNETOVÝCH STRÁNEK

NÁVŠTĚVNÍK NAŠICH PROSTOR MONITOROVANÝCH KAMEROVÝM SYSTÉMEM

ÚČASTNÍK AKCÍ, KTERÉ POŘÁDÁME NEBO KTERÝCH SE ÚČASTNÍME

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ SOUHLASU

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍCH OSOB

DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

KODEX CHOVÁNÍ PRO NAKLÁDÁNÍ S OSOBNÍMI ÚDAJI

IDENTIFIKACE SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Nadační fond zpracovává údaje manuálně i automatizovaně.

Nadační fond je správcem Vašich osobních údajů ve smyslu GDPR, tj. shromažďuje, uchovává a využívá (i jinak zpracovává) Vaše osobní údaje pro výkon své činnosti.

Osobní údaje mohou být pro zajištění účelů Nadačního fondu vedle Nadačního fondu a jeho zaměstnanců zpracovávány některými dalšími společnostmi ze skupiny CSG případně jinými společnostmi jako zpracovateli údajů. Údaje těmto společnostem nebo subjektům Nadační fond předává jen v případě, že splňují organizační a technické podmínky k zajištění jejich náležité ochrany a jsou smluvně zavázány k dodržení sjednaných podmínek zpracování i zajištění stanovené ochrany.

Hlavním zpracovatelem osobních údajů je servisní společnost CSGM a.s. se sídlem U Rustonky 714/1, Praha 8, 186 00, Česká republika, IČO: 013 84 694.

Správce můžete kontaktovat následujícími způsoby:

Adresa pro doručování: CSG NADAČNÍ FOND, U Rustonky 714/1, Praha 8, 186 00, Česká republika.

Kontaktní e-mail: ochranaou@czechoslovakgroup.cz

ÚČEL, ROZSAH A PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat především pro tyto účely:

plnění smlouvy (zejména plnění smluv s našimi obchodními partnery a žadateli o podporu, včetně opatření před uzavřením smlouvy);

plnění právních povinností (zejména povinnosti ve smyslu účetní a daňové legislativy, tedy předávání osobních údajů orgánům finanční správy, případně dalším orgánům veřejné moci v souladu s příslušnými právními předpisy);

ochrana našeho oprávněného zájmu (například ochrana našich internetových stránek a sítě před zneužitím, provoz kamerového systému v našich prostorách, ochrana našeho know-how);

efektivní komunikace (zejména k usnadnění navázání obchodního jednání, uchování Vašich preferencí apod.);

vyřizování požadavků doručených prostřednictvím e-mailu a kontaktních formulářů;

zasílání obchodních sdělení (newsletter) a cílení reklamy.

ŽADATEL O NADAČNÍ PODPORU

Jste-li naším žadatelem o nadační podporu v jednom z našich programů, zpracováváme Vaše osobní údaje obvykle dle následujícího:

Účel zpracování

1. Plnění darovací nebo jiné smlouvy

1. Vedení účetní a finanční agendy

1. Vypořádání dotazů, podnětů, připomínek

1. Zasílání obchodních sdělení – na základě našeho oprávněného zájmu, který spočívá v podpoře aktivit nadačního fondu, zasílání obchodních sdělení týkajících se našeho zboží nebo služeb obdobných těm, které jste si od nás objednali. Zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv odmítnout

1. Personalizace obsahu obchodních sdělení – jen s Vaším souhlasem

Rozsah osobních údajů

1. Identifikační údaje (zejména jméno a příjmení, IČO, DIČ, číslo osobního dokladu)

1. Kontaktní údaje (zejména kontaktní a/nebo doručovací adresa, e-mail, telefonní číslo, oslovení)

1. Platební údaje (zejména číslo účtu, informace o provedených platbách, informace nezbytné pro doložení plnění zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu)

1. Ostatní údaje (zejména informace o objednávkách, dodávkách, reklamacích, text hodnocení/recenze, text požadavku / připomínky / dotazu)

1. Datum narození pro účely ověření plnoletosti

Právní základ zpracování

1. Plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR

1. Plnění právních povinností, které se na nás vztahují dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

1. Ochrana našich práv a právem chráněných zájmů dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

1. Váš souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR

OBCHODNÍ PARTNER

Jste-li naším obchodním partnerem (dodavatelem), zpracováváme Vaše osobní údaje obvykle dle následujícího:

Účel zpracování

1. Plnění smlouvy

1. Vedení účetní a finanční agendy

Rozsah osobních údajů

1. Identifikační údaje (zejména jméno a příjmení, IČO, DIČ)

1. Kontaktní údaje (adresa, e-mail, telefonní číslo)

1. Platební údaje (číslo účtu, banka, informace o provedených platbách)

1. Ostatní údaje (zejména informace o objednávkách, dodávkách, reklamacích)

Právní základ zpracování

1. Plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR

1. Plnění právních povinností, které se na nás vztahují dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

1. Ochrana našich práv a právem chráněných zájmů dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

UCHAZEČ O ZAMĚSTNÁNÍ

Ucházíte-li se u nás o práci, zpracováváme Vaše osobní údaje obvykle dle následujícího:

Účel zpracování

Rozsah osobních údajů

1. Identifikační údaje (zejména jméno a příjmení)

1. Kontaktní údaje (adresa, e-mail, telefonní číslo)

1. Ostatní údaje (zejména informace uvedené v životopisu a motivačním dopisu, případně jiné údaje, které nám dobrovolně sdělíte v rámci výběrového řízení)

1. Právní základ zpracování

1. Opatření před uzavřením smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR

1. Ochrana našich práv a právem chráněných zájmů dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

1. Váš souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR

NÁVŠTĚVNÍK INTERNETOVÝCH STRÁNEK

Při návštěvě internetových stránek, jejichž provozovatelem je Nadační fond a správcem společnost CSGM a.s. („Internetové stránky“) mohou být aktivovány cookies, což jsou malé textové soubory obsahující krátké údaje, které mohou být při návštěvě Internetové stránky uloženy do Vašeho zařízení. Na Internetových stránkách používáme soubory cookies, které slouží k následujícím účelům:

zapamatování si přihlášeného uživatele;

uskutečňování přidávání do košíku a objednávání;

vyhodnocování pohybu uživatelů po webu;

získávání dobrovolné zpětné vazby a

personalizace zobrazování reklam.

Veškeré osobní údaje jsou zpracovány zákonným a transparentním způsobem a jsou vyžadovány pouze přiměřené, relevantní a nezbytné údaje ve vztahu k účelu zpracování. Bližší informace jsou v aktuálním znění dostupné ZDE.

ODKAZY NA INTERNETOVÉ STRÁNKY TŘETÍCH STRAN

Propojení na internetové stránky jiných subjektů je na našich Internetových stránkách umístěno zejména proto, abychom naše Internetové stránky uničili zajímavějšími pro Vás jako uživatele. Přesměrování na příslušnou internetovou stránkou nastane, pouze pokud aktivně kliknete na odkaz. V tomto případě Váš webový prohlížeč otevře příslušnou stránku. Vezměte na vědomí, že nastavení zpracování osobních údajů se řídí zásadami příslušné internetové stránky, na které nemáme vliv.

NÁVŠTĚVNÍK NAŠICH PROSTOR MONITOROVANÝCH KAMEROVÝM SYSTÉMEM

Navštívíte-li naše prostory, které jsou monitorovány kamerovým systémem, zpracováváme Vaše osobní údaje obvykle dle následujícího:

Účel zpracování

Zajištění ochrany zdraví a majetku

Rozsah osobních údajů

Právní základ zpracování

ÚČASTNÍK AKCÍ, KTERÉ POŘÁDÁME NEBO KTERÝCH SE ÚČASTNÍME

V případě, že se účastníte akcí, které pořádáme nebo nám předáte Vaše osobní údaje v rámci akcí, kterých se jinak účastníme (např. eventy, výstavy apod.), zpracováváme Vaše osobní údaje obvykle dle následujícího:

Účel zpracování

Rozsah osobních údajů

Právní základ zpracování

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ SOUHLASU

Pokud nám udělíte souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení a cílení reklamy, berete na vědomí, že poskytnutí souhlasu je dobrovolné, a že souhlas lze kdykoli odvolat. Souhlas je poskytován obvykle na dobu 5 let nebo do jeho odvolání.

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zpřístupňujeme pouze oprávněným zaměstnancům, či jednotlivým zpracovatelům osobních údajů smluvně sjednaným Nadačním fondem, případně dalším správcům. Jedná se např. o zpracovatele či správce podílející se na dodání zboží/služeb, realizaci plateb, zajišťující marketingové služby. Vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování, a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů. Aktuální seznam příjemců osobních údajů Nadačního fondu je dostupný na vyžádání.

Pro účely uvedené v těchto Zásadách můžeme v určitých případech předávat osobní údaje také příjemcům a zpracovatelům se sídlem mimo EU. V případě předání osobních údajů do zemí mimo EU vyžadují-li to platné právní předpisy o ochraně osobních údajů se zavazujeme přijmout dodatečná opatření tak, aby byla zajištěna odpovídající ochrana osobních údajů, a to prostřednictvím Standardních smluvních doložek, jejichž aktuální znění je k dispozici na adrese https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914.

V zákonem stanovených případech jsme oprávněni, resp. povinni, některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.

OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍCH OSOB

Osobní údaje třetích osob, jimiž se rozumí osobní údaje zaměstnanců našich obchodních partnerů, dopravců a dalších fyzických osob podílejících se na spolupráci s námi, popř. jiné údaje, které obdržíme v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány v souladu s GDPR. Tyto osobní údaje použijeme za účelem plnění smluv s obchodními partnery. Obchodní partner tímto bere na vědomí, že budeme zpracovávat osobní údaje těchto třetích osob po dobu trvání našeho smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem. Obchodní partner je povinen řádně poučit o zpracování osobních údajů Nadačním fondem své zaměstnance a další fyzické osoby podílející se na straně obchodního partnera na spolupráci s námi.

DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou jsme povinni jakožto správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, nebo na kterou jste nám ke zpracování udělili souhlas. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená, anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Plnění smlouvy

po dobu trvání smlouvy a po dobu 10 let od ukončení smlouvy

Plnění právních povinností

po dobu stanovenou příslušným právním předpisem

Ochrana našeho oprávněného zájmu

Vyřizování Vašich požadavků zaslaných prostřednictvím e-mailu nebo kontaktních formulářů

po dobu nezbytnou pro vyřízení příslušného požadavku

Efektivní komunikace

maximálně po dobu 3 let od doby počátku zpracování údajů, případně do odvolání Vašeho souhlasu se zpracováním

Zasílání obchodních sdělení

po dobu uděleného souhlasu se zasíláním obchodních sdělení a cílením reklamy, případně do odvolání souhlasu se zpracováním, případně v souladu s příslušnými právními předpisy*

Opatření před uzavřením smlouvy

Po dobu jednání o uzavření smlouvy (po dobu výběrového řízení) a maximálně 6 měsíců po jeho ukončení

* Jsme oprávněni zpracovávat Vaši e-mailovou adresu ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti), ve znění pozdějších předpisů, za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se vlastních výrobků či služeb (např. formou newsletteru) v případě, že jste takové zasílání neodmítli.

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Jako subjekt údajů máte níže uvedená práva, která pro Vás z právních předpisů vyplývají, a která můžete kdykoliv uplatnit. Jedná se o právo (i) na přístup k osobním údajům, (ii) na opravu nepřesných nebo nepravdivých osobních údajů, (iii) na výmaz osobních údajů, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně, (iv) na omezení zpracování osobních údajů, (v) na přenositelnost údajů a (vi) právo vznést námitku, po níž zpracování Vašich osobních údajů bude ukončeno, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zejména, je-li důvodem případné vymáhání právních nároků. Zároveň máte možnost obrátit se na příslušný dozorový úřad, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), u kterého můžete uplatnit případnou stížnost.

V případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí o uplatnění výše uvedených práv budeme oprávněni za realizaci daného práva účtovat přiměřený poplatek, popřípadě jeho realizaci odmítneme. O takovém postupu bychom Vás informovali.

Při realizaci Vašich práv se na nás obracejte dopisem na adresu našeho sídla nebo e-mailem na ochranaou@czechoslovakgroup.cz. Vyhrazujeme si právo přiměřeným způsobem ověřit identitu žadatele o předmětná práva.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 1.3.2025